Kalendarz i zarządzanie wizytami

Kalendarz łączy klientów, usługi, warianty, pracowników, pomieszczenia i sprzęt. Ten rozdział opisuje codzienną pracę od znalezienia terminu do otwarcia wizyty.

Szczegóły wymaganych zestawów zasobów, ich okien użycia i oznaczeń w kalendarzu opisuje rozdział Zasoby w usługach i kalendarzu.

Widoki kalendarza

W sekcji Kalendarz dostępne są cztery widoki:

• Recepcja — widok operacyjny;
• Dzień — szczegół jednego dnia;
• Tydzień — przegląd obłożenia w tygodniu;
• Lista — wizyty w formie tabeli.

Grupowanie i kolory

W opcjach widoku wybierz typ zasobu: Pracownik, Pokój albo Sprzęt. Kolor kafelka może pochodzić z usługi, pracownika, pokoju albo sprzętu. Możesz też ograniczyć widok do wybranego zasobu. Jedna wizyta może zajmować kilka pomieszczeń; widok Pokój pokazuje każde z nich w czasie, w którym jest używane.

W widoku Pokój i Sprzęt blok pokazuje czas, na jaki dany zasób jest faktycznie zajęty. Jeśli dwa zasoby z jednej wizyty mają różne okna, kalendarz pokazuje je jako osobne odcinki. Zasób bez ustawionego krótszego czasu użycia zajmuje cały czas usługi i porządkowania.

Zmiana czasu przez przeciąganie

W menu konta otwórz Ustawienia → Kalendarz. Możesz tam zmienić układ kontrolek, sposób przewijania kolumn, widok otwierany domyślnie i przewijanie do bieżącej godziny. Zmiany działają od razu i są zapisywane w tej przeglądarce. Przełącz Włącz zmianę czasu wizyty przez przeciąganie, aby włączyć edycję czasu w kafelku. Przeciągnięcie jego nagłówka zmienia godzinę rozpoczęcia, a przeciągnięcie dolnej krawędzi zmienia łączny czas usługi i wybranych dodatków. Czas sprzątania pozostaje bez zmian.

1. Rozpocznij nową wizytę

Wybierz Nowa wizyta. W części Klient i usługa wskaż klienta, usługę z wariantem, opcjonalne dodatki i specjalistę. Możesz wybrać konkretną osobę albo dowolnego dostępnego wykonawcę.

2. Ustaw preferencje czasu

W części Dostępność godzina od i do są opcjonalne. Kalendarz pokazuje liczbę dostępnych terminów dla dnia. Liczba zależy od czasu usługi, grafików i dostępności wymaganych zasobów. W jednym priorytecie wszystkie pozycje są wymagane razem; gdy ten zestaw jest niedostępny, aplikacja może dobrać cały kolejny priorytet.

Przy usłudze wymagającej zasobów propozycja pokazuje także dobrane pomieszczenia i sprzęt. W jednym priorytecie kilka pomieszczeń może tworzyć zestaw wymagany razem; ich okna mogą przypadać na różne części wizyty.

3. Potwierdź wizytę

W części Wybierz termin i potwierdź wybierz konkretny termin, dodaj opcjonalną notatkę i kliknij Utwórz wizytę po sprawdzeniu klienta, wariantu, wykonawcy, zasobów, czasu i ceny. Lista terminów pokazuje przypisane pomieszczenia i sprzęt. Na liście nowa wizyta ma status Zaplanowana.

Czas trwania pojedynczej wizyty

W edycji wizyty możesz zmienić czas trwania usługi dla tej wizyty (łącznie z wybranymi dodatkami) bez zmiany domyślnego czasu wariantu. Czas sprzątania pozostaje osobny. Jeśli zmieniasz czas usługi, a wizyta używa zasobów tylko przez część jej trwania, wybierz, czy przeskalować ich okna proporcjonalnie do nowego czasu, czy zachować dotychczasowe położenie i długość względem początku wizyty. Przy przesunięciu początku okna przesuwają się razem z wizytą. Grafiki i konflikty zasobów nadal ograniczają dostępne zmiany.

Otwórz wizytę

Menu Opcje wizyty na liście zawiera działania Podgląd, Edytuj, Odwołaj i Rozlicz. W kalendarzu zasobów kliknięcie treści kafelka otwiera Podgląd bezpośrednio, a strzałka kafelka otwiera menu Rozlicz, Edytuj i Odwołaj.

Podgląd pokazuje klienta, usługę, specjalistę, początek, koniec usługi, koniec czasu porządkowego, status, pomieszczenia, sprzęt, notatki i cenę. Każdy zasób z niestandardowym czasem użycia jest pokazany razem ze swoim oknem, na przykład „Pokój A (10:00–10:30)” i „Pokój B (10:30–11:00)”. Zasób zajęty przez całą wizytę jest pokazany bez godzin.

Pomieszczenia i sprzęt dobrane automatycznie z ustawień usługi są zajęte zgodnie z ustawieniem czasu użycia (cała wizyta albo część wizyty). Nowy zasób dodany ręcznie poza wymaganiami usługi zajmuje całą wizytę, niezależnie od ustawień częściowego użycia w usłudze.

Konflikt terminu

Jeśli wybrany zasób jest już zajęty w wymaganym oknie, aplikacja informuje, który to zasób i w jakich godzinach jest zajęty, na przykład „Pokój A jest zajęty 10:20–10:35”. Sprawdź wskazane godziny i wybierz inny termin albo zmień zasoby wizyty.

Przy tworzeniu lub zmianie wizyty może pojawić się też ostrzeżenie, że klient ma już inną wizytę w tym czasie. Sprawdź lokalizację, godziny i status pokazanej wizyty. Jeśli nie masz uprawnień do części lokalizacji, zobaczysz liczbę ukrytych konfliktów bez ich szczegółów. Wybierz Anuluj, aby wrócić i zmienić termin, albo Kontynuuj mimo nakładania, jeśli potwierdzasz proponowaną wizytę. Po zmianie klienta lub terminu sprawdzenie może wymagać ponownego potwierdzenia. Katalog rezerwacji publicznych nie ujawnia szczegółów innych wizyt.

Co dalej

• Zmianę danych wykonaj przez Edytuj.
• Płatność i materiały obsłuż przez Rozlicz.
• Nieobecną lub rezygnującą osobę obsłuż przez Odwołaj.
• Prośby bez dogodnego terminu zapisuj na liście oczekujących.